بواسطة : سما الحسين
بتاريخ : 31\7\2024
تُعد الوظائف الإدارية جزءًا أساسيًا من أي منظمة ناجحة، حيث يشترك المديرون في مجموعة من الوظائف تهدف إلى تلبية أهداف المؤسسة وتحقيق رؤيتها. حدد هنري فايول (Henri Fayol) هذه الوظائف باعتبارها «العناصر الخمسة للإدارة». دعونا نستعرض هذه الوظائف بالتفصيل ونضيف بعض النقاط المهمة لتوضيح كل وظيفة.
التخطيط: التوجه نحو المستقبل
التخطيط هو الوظيفة الأساسية التي يُقرر من خلالها مسبقًا ما يجب القيام به، وكيفية القيام بذلك، وتوقيته، ومن الذي ينبغي عليه فعل ذلك. يحدد التخطيط المسار من الوضع الحالي للمنظمة إلى المكانة التي تصبو إليها. تتضمن وظيفة التخطيط العديد من العناصر الأساسية:
- تحديد الأهداف: وضع أهداف واضحة ومحددة لتحقيق رؤية المؤسسة.
- تطوير الاستراتيجيات: تصميم استراتيجيات وخطط عمل لتحقيق الأهداف المحددة.
- تحليل البيئات الداخلية والخارجية: تقييم العوامل الداخلية والخارجية التي قد تؤثر على تحقيق الأهداف.
- تقدير الموارد: تحديد الموارد البشرية والمالية اللازمة لتحقيق الأهداف.
التنظيم: ترتيب البيت الداخلي
يُعنى التنظيم بتحديد المسؤوليات المراد تنفيذها، وضم المسؤوليات إلى إدارات أو أقسام، وتحديد العلاقات المؤسسية بينها. الغرض من التنظيم هو تنسيق الجهود بين جميع العناصر المشتركة في عملية (تنسيق) أعمال المؤسسة. يتضمن التنظيم عدة جوانب:
- توزيع المهام: تقسيم العمل بين الأقسام المختلفة لضمان تحقيق الأهداف بكفاءة.
- تنظيم الهيكل التنظيمي: تصميم الهيكل التنظيمي وتحديد التسلسل الهرمي والصلاحيات.
- إدارة التواصل: إنشاء قنوات اتصال فعالة بين الأقسام المختلفة.
- تنسيق الأنشطة: تنسيق الأنشطة بين الأقسام لضمان سير العمل بسلاسة.
التوظيف: العنصر البشري في قلب المؤسسة
يعني التوظيف شَغل المناصب الوظيفية بالأشخاص المناسبين في الوقت المناسب. وهو يشتمل على تحديد احتياجات التوظيف وكتابة المتطلبات الوظيفية وتعيين وتصفية المتقدمين لشغل المناصب. يتضمن التوظيف عدة مراحل:
- الاستقطاب: جذب المرشحين المؤهلين لشغل المناصب الشاغرة.
- الاختيار: اختيار الأنسب من بين المتقدمين بناءً على المعايير المحددة.
- التدريب: توفير التدريب اللازم للموظفين الجدد لتعزيز مهاراتهم وتطوير قدراتهم.
- تطوير الأداء: متابعة أداء الموظفين وتقديم التغذية الراجعة لتحسين الأداء.
الإدارة (القيادة): فن التأثير والإلهام
القيادة هي عملية توجيه الموظفين بأسلوب يحقق أهداف المؤسسة. يشتمل ذلك على توزيع الموارد بالشكل الأمثل وتوفير نظام دعم فعال. تتطلب القيادة مهارات شخصية استثنائية وقدرة فريدة على تحفيز الموظفين. تشمل الإدارة عدة جوانب:
- تحفيز الموظفين: خلق بيئة عمل محفزة تعزز من إنتاجية الموظفين.
- توجيه الفرق: توجيه الفرق والعمل على تحقيق التعاون بين الأعضاء.
- تقييم الأداء: تقييم أداء الموظفين بانتظام وتقديم الملاحظات لتحسين الأداء.
- حل النزاعات: إدارة النزاعات وحلها بطرق تعزز من روح الفريق والتعاون.
السيطرة: ضمان الجودة وتحقيق الأهداف
السيطرة هي الوظيفة التي تقوم بتقييم الجودة في جميع المجالات واكتشاف الانحرافات المحتملة أو الفعلية عن خطة المؤسسة. يهدف عنصر السيطرة إلى ضمان أداء عالي الجودة ونتائج مُرضية مع الحفاظ على بيئة عمل منظمة وخالية من المشاكل. تشمل السيطرة عدة مهام:
- متابعة الأداء: مراقبة أداء الموظفين والمؤسسة بشكل عام لضمان تحقيق الأهداف.
- تقييم الأداء: استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم الأداء.
- إجراءات تصحيحية: تحديد الإجراءات التصحيحية عند حدوث انحرافات عن الخطة.
- إدارة المخاطر: تحديد المخاطر المحتملة ووضع خطط للتعامل معها.
إعداد الميزانية: التخطيط المالي والتحكم في التكاليف
إعداد الميزانية هو عملية شاملة تشتمل على معظم الوظائف الإدارية، بدءًا من تنفيذ خطة الميزانية إلى جانب تطبيق ضوابط الميزانية. تشمل هذه الوظيفة عدة جوانب:
- تخطيط الميزانية: وضع خطط مالية لتخصيص الموارد بشكل فعال.
- متابعة الميزانية: مراقبة النفقات والإيرادات لضمان الالتزام بالميزانية.
- تقييم الأداء المالي: تحليل الأداء المالي واتخاذ القرارات المالية المناسبة.
- إدارة التكاليف: تحديد الفرص لتقليل التكاليف وزيادة الكفاءة.
لا تضيع الفرصة! 🚀
تواصل معنا الآن واحصل على أول بحث مجاناً! نعم، مجاناً بدون أي تكلفة. نحن هنا لمساعدتك في تحقيق النجاح الأكاديمي بأفضل صورة ممكنة.
رابط الواتساب:
يمكنك النقر على أيقونة الواتساب الموجودة أسفل الصفحة على اليمين لبدء محادثة مباشرة معنا أو من خلال الرابط التالي: واتساب سما الحسين 📞💬